Obrigações das empresas no Simples Nacional: veja o que precisa ser entregue para evitar multas e desenquadramento

• Postada em : 06/07/2026

O Simples Nacional oferece tributação simplificada para micro e pequenas empresas, mas não elimina as responsabilidades fiscais, contábeis e trabalhistas. Quem está no regime precisa cumprir uma série de exigências mensais e anuais para manter a regularidade e evitar multas, autuações ou até o desenquadramento.

Mesmo com a unificação de tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia, especialistas alertam que muitos empresários confundem simplificação com ausência de burocracia — confusão que pode gerar problemas com a Receita Federal, os estados e os municípios.

O que é obrigatório para empresas do Simples Nacional?

As empresas do regime têm obrigações principais, ligadas ao pagamento dos tributos, e acessórias, que envolvem o envio de declarações, a emissão de documentos fiscais e a manutenção de cadastros atualizados.

Entre as principais exigências estão o pagamento mensal do DAS, a apuração da receita bruta, o envio da DEFIS, a emissão de notas fiscais, o cumprimento das regras trabalhistas e a regularidade cadastral junto aos fiscos federal, estadual e municipal.

DAS: pagamento mensal é a principal obrigação

A obrigação central é o recolhimento mensal do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), guia única que reúne tributos como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, CPP e, quando aplicável, ICMS e ISS.

O valor é calculado sobre o faturamento e apurado todo mês no sistema PGDAS-D. Empresas sem movimentação também precisam registrar essa condição no sistema para não gerar pendências.

PGDAS-D: faturamento deve ser informado todo mês

Mensalmente, a empresa declara sua receita bruta no Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D), etapa indispensável para o cálculo correto do DAS. Negócios inativos ou sem faturamento devem entregar a apuração zerada, já que a omissão pode resultar em multas e restrições cadastrais.

DEFIS: declaração anual é obrigatória

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é anual e reúne dados como faturamento, lucro, quantidade de empregados, distribuição de lucros e informações econômicas da empresa. O envio é obrigatório mesmo sem movimentação no ano-calendário, e o atraso pode gerar penalidades.

Emissão de notas fiscais segue obrigatória

As empresas do regime devem emitir notas fiscais conforme a atividade: NF-e ou NFC-e no comércio e NFS-e na prestação de serviços. Em 2026, uma mudança relevante atinge os prestadores de serviços: a Receita Federal determinou a obrigatoriedade da NFS-e de padrão nacional para optantes do Simples a partir de setembro, medida que busca padronizar o processo no país e reduzir inconsistências fiscais.

Obrigações trabalhistas continuam valendo

Estar no Simples Nacional não dispensa o cumprimento das regras trabalhistas. Com funcionários contratados, a empresa deve manter em dia folha de pagamento, FGTS, INSS, eSocial, férias, 13º salário e rescisões. O descumprimento pode gerar passivos trabalhistas, autuações e ações judiciais.

Domicílio Tributário Eletrônico exige atenção

Desde 2026, as pessoas jurídicas precisam acompanhar regularmente o Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), canal oficial de comunicação da Receita Federal com as empresas inscritas no CNPJ. Notificações, intimações e avisos fiscais chegam por meio digital, e a perda de prazos pode trazer consequências relevantes.

O que acontece em caso de descumprimento?

Empresas que não cumprem as obrigações estão sujeitas a multas por atraso, bloqueio de certidões negativas, impedimento para emitir notas, exclusão do Simples Nacional e inaptidão do CNPJ. A irregularidade também dificulta o acesso a crédito, financiamentos e licitações.

Contabilidade é fundamental para evitar riscos

Apesar da proposta de simplificação, o regime exige acompanhamento técnico constante. Mudanças na legislação, novas regras fiscais e exigências acessórias tornam o apoio contábil essencial para manter a conformidade. Para micro e pequenas empresas, a organização fiscal deixou de ser apenas obrigação legal e virou estratégia de proteção financeira e crescimento sustentável.

Fonte: Com informações de Contábeis

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